Udane wydarzenie plenerowe powstaje na długo przed pojawieniem się pierwszych uczestników. Najpierw trzeba uporządkować charakteru imprezy, liczby gości oraz oczekiwanego sposobu spędzania czasu, a kolejne decyzje podejmować już na podstawie jasno zdefiniowanych potrzeb Odmiennego podejścia wymaga kameralne spotkanie pracowników, dlatego rozpoczynanie od przypadkowej listy usług rzadko jest najlepszym punktem wyjścia. Dobrze przygotowane założenia pozwalają sprawniej porównywać dostępne możliwości a zespół przygotowujący wydarzenie może podejmować decyzje w przewidywalnej kolejności.
Dobry piknik zaczyna się od właściwych pytań
Łatwo rozpocząć przygotowania od przeglądania urządzeń, konkursów i pokazów, choć bardziej praktyczne okazuje się określenie, kto rzeczywiście pojawi się na wydarzeniu. Gdy wydarzenie ma charakter rodzinny, program powinien dawać możliwość równoległego korzystania z kilku stref. W wydarzeniu nastawionym przede wszystkim na integrację większe znaczenie mogą mieć zadania wymagające współpracy. Nie chodzi więc o zebraniu maksymalnej liczby atrakcji, lecz na zaplanowaniu atrakcji w sposób wspierający główny cel spotkania.
Warto także ustalić proporcję dorosłych i dzieci, możliwości parkingowe oraz oczekiwany poziom swobody programu. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ czas wydarzenia determinuje sposób rozłożenia poszczególnych aktywności. Jeżeli podstawowe dane zmieniają się na ostatnim etapie, część wcześniejszych decyzji może przestać do siebie pasować.
Jak sprawdzić, czy miejsce naprawdę nadaje się na wydarzenie firmowe?
Atrakcyjny teren nie zawsze jest dobrym miejscem na piknik. Lokalizację dobrze analizować pod kątem powierzchni potrzebnej do ustawienia poszczególnych stref, a także dostępu do energii. Pozornie niedroga lokalizacja może wymagać dodatkowego zaplecza, które zmieni rzeczywisty koszt wydarzenia Ważne jest również zaplanowanie ciągów komunikacyjnych pomiędzy cateringiem, sceną i atrakcjami.
Funkcjonalny układ pikniku powinien łączyć strefę gastronomiczną, miejsca siedzące i program rozrywkowy. Poszczególne atrakcje mogą potrzebować odpowiedniej powierzchni, dlatego planowanie ustawienia wszystkiego „na miejscu” może prowadzić do konfliktów przestrzennych. Gdy program odbywa się równolegle w różnych częściach terenu, trzeba zadbać o czytelną komunikację dla uczestników. Najlepsza logistyka pozostaje dla gości niemal niewidoczna podczas gdy obsługa może sprawnie realizować swoje zadania.
Jak wybierać wykonawcę pikniku i porównywać oferty?
Na etapie rozeznania rynku osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę kto zorganizuje piknik firmowy, a kolejnym krokiem staje się zestawienie różnych ofert. Wybór nie powinien sprowadzać się wyłącznie do wartości zapisanej na końcu kosztorysu. Trzeba sprawdzić, jakie elementy są rzeczywiście zawarte w wycenie takie jak catering, koordynacja wydarzenia czy zabezpieczenie pogodowe. Pozornie tańsza propozycja może wymagać później zamawiania kolejnych usług.
Im bardziej rozbudowany piknik, tym większego znaczenia nabiera podział odpowiedzialności. Jeżeli catering, scena, atrakcje i infrastruktura pochodzą od różnych dostawców, ktoś musi połączyć wszystkie harmonogramy w jeden spójny plan. Przy rozproszonej odpowiedzialności łatwo o nakładające się godziny montażu. Wzrost skali wydarzenia zwiększa znaczenie koordynacji dlatego dobrze zdefiniować sposób akceptowania zmian.
Plan B na pogodę, opóźnienia i nieprzewidziane sytuacje
Piknik na świeżym powietrzu wymaga uwzględnienia czynników niezależnych od organizatora. Plan B nie stanowi elementu, który można pominąć przy dobrej prognozie, lecz jednym z podstawowych elementów przygotowania imprezy. Dobrze wcześniej określić, co stanie się z programem przy silnym wietrze, a także które aktywności można zastąpić innymi.
Nieprzewidziane sytuacje nie dotyczą jedynie pogody, dlatego warto uwzględnić także chwilową niedostępność wybranej atrakcji. Nie wszystkie ryzyka można całkowicie wyeliminować, ale da się wcześniej ustalić sposób reagowania na najbardziej prawdopodobne trudności. Przydatne okazuje się przygotowanie listy kontaktów do wszystkich ekip. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast opóźniać reakcję.
Wartościowy piknik firmowy nie polega na maksymalnym rozbudowaniu programu. Znacznie ważniejsze są spójne założenia, czytelna odpowiedzialność i odpowiednie zaplecze. Najlepszym efektem logistycznym jest sytuacja, w której uczestnik nie musi zastanawiać się, jak działa wydarzenie a zespół organizacyjny może skupić się na przebiegu programu.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Reklama+